Comment vous assurer que les données de vos employés sont protégées lors des vérifications d’antécédents ?

Pour les employeurs, l’accès à certaines informations personnelles est impératif pour mener un programme de vérifications des antécédents qui permettra aux compagnies en question, à leurs employés et à leurs clients l’assurance que leurs activités sont menées et gérées par des personnes compétentes et habilitées à accomplir leurs tâches. Les préoccupations relatives à la confidentialité des données ne sont pas nouvelles, mais avec la numérisation croissante de nos sociétés, les lois et réglementations évoluent constamment et les entreprises doivent suivre le rythme. Il peut donc être compliqué pour les organisations de suivre ces changements, et ce particulièrement pour les organisations internationales ou qui emploient du personnel à travers le monde entier.

Quelles sont les régulations qui s’appliquent à votre organisation ?

Au Canada, il existe des règles provinciales et fédérales qui régissent la question de la confidentialité des données. Ces règles sont implémentées via trois lois différentes.

Les organisations du secteur public doivent suivre les réglementations de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Ces organisations comprennent les organismes gouvernementaux fédéraux et provinciaux, les municipalités, hôpitaux, écoles et universités ainsi que les organismes à but non lucratif, les partis politiques et les associations. Ces Exigences relatives au traitement des informations personnelles incluent principalement le consentement éclairé à la collection de l’information, son utilisation, sa véracité, sa rétention et sa divulgation.

Concernant les organisations relevant du secteur public, elles se doivent d’appliquer les régulations légiférées dans la loi LPRPDE. Cette loi se base sur 10 principes fondateurs qui garantissent l’équité du traitement des données personnelles et permettent aux personnes de garder un contrôle sur la collecte, sur l’utilisation et sur la divulgation de leurs informations.

Les provinces du Québec, de la Colombie-Britannique et de l’Alberta possèdent leur propre loi concernant la sécurité des données, les organisations impliquées dans ces provinces dépendent donc de leurs réglementations respectives. Une organisation qui opère dans une de ces provinces ainsi que dans le reste du Canada et/ou à l’international doit être en conformité avec la LPRPDE.

En tant que compagnie canadienne, comment vous assurer de la conformité de votre programme de vérifications d’antécédents ?

Tout d’abord, vous devez vous assurer que toute personne dont les données sont collectées ait consenti à leur collection, et comprenne dans quel but leurs données vont être utilisées. Le consentement signé devrait être aussi transparent que possible sur le type de données utilisées, le détail des recherches associées ainsi que sur la rétention de ces dernières.

Les informations collectées doivent donc être pertinentes avec les recherches d’antécédents que vous souhaitez effectuer. Vous devez aussi vous assurer d’une part que les personnes puissent avoir accès à leurs données et soient en mesure de les corriger si elles s’avèrent erronées. D’une autre part, vous ne devriez rester en possession de ces données que pour une période de temps limitée à leur utilisation. Il est de votre responsabilité d’en disposer de manière sécuritaire.

En plus de vous assurer que vous comprenez toutes les régulations que votre entreprise doit suivre concernant la protection des données personnelles pour vos vérifications d’antécédents, les meilleures pratiques à adopter pour vous assurer de votre conformité incluent de :

• Désigner un agent responsable de la protection de la vie privée pour établir un programme de conformité.
• Avoir des politiques de confidentialité et de protection des données régulièrement mises à jour et accessibles au public.
• Former vos employés et les sensibiliser régulièrement aux questions de protection des données personnelles.
• Mettre en place un lien pour que les personnes concernées par la collecte de leurs données puissent vous contacter et avoir accès à leurs informations facilement.

Assurer la protection des entreprises avec qui nous travaillons par nos programmes de vérifications d’antécédents est la raison d’être de Vérifications mondiales Mintz. Nous nous assurons que nos partenaires d’affaires et notre propre compagnie suivent les plus hauts standards de sécurité et soient conformes avec toutes les lois applicables à nos activités en tout temps.

Contactez notre équipe de spécialistes pour toute question concernant votre programme de vérifications d’antécédents et la sécurité de vos employés et de votre organisation.