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Politique de Vérifications mondiales Mintz et ses filiales sur la vie privée

 

 

Objectif

 

La confidentialité et la protection des informations personnelles sont des aspects qui sont extrêmement importants pour Vérifications mondiales Mintz (MINTZ). Étant donné que nous offrons des services d'information, notre principale préoccupation est la collecte, le stockage et l'utilisation d'informations personnelles concernant nos clients et les personnes dont nous rendons compte dans le cadre de nos activités. De plus, nous sommes préoccupés par les informations personnelles que nous obtenons sur nos employés et nos prestataires de services.

Par conséquent, nous avons établi une politique de confidentialité afin de régir les actions des employés de MINTZ en ce qui concerne la collecte, l'utilisation, la conservation et la divulgation des informations personnelles.  Tous les employés doivent respecter notre engagement en matière de protection de la vie privée dans tous les aspects du traitement des informations personnelles. Notre engagement est définitif. Nous voulons offrir des produits et des services de haute qualité pour soutenir et accentuer la confiance de nos clients et de nos employés. Nous adhérons aux principes suivants dans le traitement des informations personnelles :

  • Assurer l’impartialité de l’utilisation des informations personnelles ;
  • Minimiser les risques d’interférences ;
  • Protéger la confidentialité des informations personnelles obtenues ;
  • Ne transmettre l’information qu’à ceux qui ont le droit à l’accès ou lorsque requis par la loi ;
  • Se conformer avec les lois applicables des pays dans lesquels nous avons des activités.

 

Couverture

 

Cette politique de confidentialité s’applique à toutes les données de MINTZ. Plus précisément, elle inclut :

  • TOUTE la Propriété Intellectuelle (PI), qu’elle soit détenue par MINTZ ou fournie par un tiers parti.
  • TOUTE l’Information relative aux employés, clients ou autre tiers parti.
  • TOUTE l’information Finnancière de MINTZ, ses employés, clients ou autre tiers parti.
  • TOUTE donnée ou information non publiques étant la propriété de MINTZ.

 

Collecte, usage et divulgation des renseignements

 

MINTZ adhère au modèle de l'Association canadienne de normalisation pour la protection de la vie privée.

Responsabilité – MINTZ est responsable des informations personnelles sous son contrôle et a désigné notre directeur exécutif, Daniel Fallows, comme notre principal responsable de la protection des données, qui peut être joint au 1-877-359-8130, poste 3770. Nous avons également désigné deux responsables de la protection de la vie privée dans chacun de nos principaux centres de données : Christopher McOuat (anglais) - 1-877-359-8130 poste 3772 et Sabrina Porfilio (français) - 1-877-359-8130 poste 2388. Les deux responsables de la protection de la vie privée sont chargés de veiller à ce que l'organisation respecte les principes suivants. Tous les employés de MINTZ sont collectivement et individuellement responsables des données que nous détenons. Nous appliquons des politiques strictes, nous nous assurons que chaque employé reçoive une formation appropriée avec des rappels annuels, et nous sommes engagés à améliorer nos systèmes et notre conservation afin d’entretenir un réseau sécurisé.

Identification des buts – Nous ne récoltons l’information que dans le but pour lequel elle a été demandée. Aucune information n’est consignée si le but n’est pas clairement annoncé, si l’individu n’est pas au courant que nous allons obtenir l'information et si les données ne sont pas à jour et exactes.

Consentement – MINTZ obtient le consentement de l'individu comme requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels ; le consentement sera clair, compréhensible et divulguera la raison de la collecte de données.

Limitation de la collecte d’information – La collecte d'informations personnelles doit être limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par l'organisation. Les informations doivent être collectées par des moyens justes et légaux.

Usage restreint, divulgation et rétention – Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués pour des buts autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l’individu ou lorsque la loi l’exige. Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée requise pour l’atteinte des buts définis, ce qui comprend la documentation pour des fins d’audit et divulgation de consommateur lorsque la loi l’exige. Notre politique de conservation des données est de 7 ans.

Exactitude – Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, exhaustifs et actuels que requis pour satisfaire les buts pour lesquels ils ont été recueillis (en gardant en considération que ces renseignements sont obtenus de sources humaines donc de nature faillible); tout défaut ou insuffisance de l’information devrait faire l’objet d’une enquête et être corrigé.

Mesure de sécurité – Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité appropriées au niveau de sensibilité de l’information ; nous devons à tout moment maintenir un environnement sécurisé, tester et mettre à jour la sécurité de notre réseau de façon régulière et maintenir des politiques de protections des données strictes au sein d’une culture d’entreprise seine. Les données seront stockées seulement au Canada, plus précisément au sein du centre de données de Vérifications mondiales Mintz situé à Montréal, Québec.

Ouverture – Mintz doit mettre à la disposition des individus des informations spécifiques sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des informations personnelles ; nos responsables de la protection de la vie privée peuvent être contactés comme suit :  Christopher McOuat, (anglais) - 1-877-359-8130 poste 3772 et Sabrina Porfilio (français) - 1-877-359-8130 poste 2388.

Accessibilité individuelle – Accès individuel - Sur demande, une personne doit être informée de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses informations personnelles, et doit avoir accès à ces informations sans frais supplémentaires. Une personne doit pouvoir contester l'exactitude et l'exhaustivité des informations et les faire modifier le cas échéant. Si vous souhaitez accéder aux résultats obtenus lors de votre vérification, vous devez faire votre demande par écrit et y inclure une signature ou le numéro de confirmation unique fourni par MINTZ afin que nous puissions authentifier la demande originale. La demande écrite signée doit être aussi détaillée que possible afin que nous puissions trouver les dossiers corrects.  Toutes les informations fournies au cours de la procédure de divulgation seront envoyées par courrier à l'adresse figurant dans le dossier.  Si vous avez changé d'adresse depuis la fin de la vérification de vos antécédents, veuillez nous communiquer votre nouvelle adresse et confirmer l'adresse précédente que nous avons dans nos dossiers.

Vous pouvez envoyer la demande par le biais d'une pièce jointe à un courriel, par télécopie ou par Postes Canada.   Veuillez l'envoyer à l'attention du responsable de la protection de la vie privée à l'adresse compliance@mintzglobal.com (courriel) ou à l'adresse suivante (courrier) :

 

Responsable de la protection de la vie privée

Vérifications mondiales Mintz

1100 Boul. Robert-Bourassa

Bureau 201

Montréal, QC, H3B 3A5

 

Droits relatifs à la protection de la vie privée - Outre les droits énoncés dans la présente politique, Vérifications mondiales Mintz reconnaît qu'en fonction du lieu où se trouvent les personnes concernées, vous pourriez bénéficier de certains droits fondés sur l'autorité législative :

 

  • Droit de contestation/rectification - vous avez le droit de contester l'exactitude des informations que nous recueillons ou des résultats que nous avons fournis à un client.
  • Droit à l'oubli / à l'effacement - Sous réserve des contraintes légales, vous avez le droit de faire supprimer vos informations de nos systèmes et de les effacer.
  • Droit de retirer son consentement - vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et Vérifications mondiales Mintz cessera tout traitement.
  • Droit de restreindre le traitement - Sous réserve des contraintes légales, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos informations à tout moment.
  • Droit à la portabilité des données - vous pourriez avoir le droit de demander une copie des informations que nous détenons sur vous dans nos systèmes et de les recevoir dans un format électronique portable.

 

Contestation de la conformité - Un individu doit être en mesure d'adresser une contestation concernant la conformité avec les principes ci-dessus à notre responsable de la protection de la vie privée au 1- 877 - 359 - 8130, poste 3772 (anglais) ou poste 2388 (français), ou par courriel à compliance@mintzglobal.com.